Akademik e-mail nedir? Akademik e-mail nasıl hazırlanır? Akademik e-mail önerileri nelerdir? Akademik e-mail yöntemleri nedir? E-mail Nasıl Atılır? E-Mail Nasıl Kullanılır? Hepsi ve daha fazlası bu yazımızda!Bizimle 10 adımda kolayca akademik e-mail yazmayı öğrenin.
Okul hayatımız boyunca aslında ilk bilinmesi gereken bir şey olan Akademik e-mail; bize okulda öğretilen bir şey değil, sonradan akademik işler yapmaya başladığımızda öğrenilen bir şey olarak görülür. Çoğu akademisyenin şikayet ettiği bir konu olan e-mailler ki haklı isyanlar olarak görülür, kişinin mutlaka öğrenmesi ve uygulaması gereken bir konudur. Çünkü doğru dil, doğru anlatma tekniği ile giden kişide daha etkili olmaktadır şüphesiz. İşte bu konuda sizleri bilgilendirmeye ve ihtiyacınız olduğunda nasıl akademik bir e-mail yapacağınıza dair bilgiler vereceğim.
1. Göndereceğiniz e-mail eğer bir soruysa, bu soruyla ilgili kesin bir cevaba ulaşıp ulaşamayacağınızı önceden kontrol etmek size daha çok vakit kazandıracaktır. Çünkü bu e-mailler atıldığı gibi saatinde bakılmadığı için, eğer ulaşabileceğiniz veya öğrenebileceğiniz bir kaynak, bir iletişim aracı varsa ona başvurmak daha hızlı ve daha mantıklı olacaktır. Peki soracağınız soru veya konu ulaşamadığınız bir kaynak ise ne yapmanız gerekir? İşte sorunun cevabı 2. seçenekte:
2. Göndereceğiniz e- maile uygun bir kullanıcı adı kullanmanız bu yolun ilk adımıdır. Çünkü arkadaşlarınızla ya da yakın çevrenizde kullandığınız e-mail hesabı, akademik hesaptan farklıdır. Bu sadece kullanıcı adı olarak değil yapacağınız önemli görüşmelerde de ayrı olması size daha az karmaşık olan bir durum sunacaktır. Hem bu anlamda hem de resmî bir dil kullanma açısından, e-mailde kullanacağınız kullanıcı adı bu işin önemli bir parçasıdır.
3. Kullanıcı adını hallettikten sonra alt satırda bizi bekleyen konu kısmına geldik. Konu kısmı ilk izlenim için önemlidir. Çünkü göndereceğimiz e-mail, akademik düzeyde olduğu için konunun bir şekilde mailin içeriği hakkında bilgi vermesi gerekir. Bu bilgi, kısa ve net olmakla beraber biraz da dikkat çekici olabilir. Dikkat çeken her şey, gelen e-mailler arasında sizi biraz önlere atabilir.
4. Gel gelelim atacağımız mailin içeriğine. Bütün adımların önemli olduğu kadar bu da önemli bir adım. İrtibata geçeceğiniz kişi akademisyen, profesör, asistan ya da diğer akademik birimlerde çalışan herhangi biri olabilir. Yani hitap şekli ve konuya giriş ona göre şekillenmelidir. Öncelikle, maili göndereceğiniz kişinin unvanıyla başlamak, arkasından bir selam vermek her zaman daha iyi ve tercih edilen olmalıdır. Bu mail göndereceğiniz kişiyle daha önceki iletişim şekliyle de ilişkilidir. Yani bunu tamamen daha önce gerçekleşen etkileşim şekli konuya başlamadan önce şekillendireceğiniz bir girişi oluşturur.
Şimdiye kadar geldiğimiz bu adımlar daha çok iyi bir izlenim bırakmak açısından önemli noktalardı. Şimdi asıl konuya girme zamanı! O zaman adımlara devam ediyoruz:
5. Daha önceden irtibat halinde olduğunuz bir kişi ise ufak bir hatırlatma hem karşı taraf için hem de sizin işinizin kolaylığı açısından güzel bir adım olur.
6. Daha sonra konuya direkt girmek karşı tarafın yoğunluğu ve söylediğiniz şeyi anlama açısından mühimdir. Net bir soru ya da konu, işinizin çözülmesi açısından daha çabuk sonuca varmanızda yardım eder. Net ve kısa bir şekilde anlatmak e-mail için daha kullanılabilir bir yöntemdir de diyebiliriz.
7. Üslup ve dil de bu e-mailin net bir şekilde anlaşılması için önemlidir. Yani profesyonel davranmak üslup ve dil açısından önemlidir. Emoji ya da günlük tercih edilen dil, bu mailler açısından karşı tarafın rahatsızlık duyacağı bir şey olabilir. Bu yüzden dikkat gerektirir.
8. Doğru noktalama ve kısıtlamalara da dikkat etmek gerekir. Günlük hayatımızda Whatsapp ya da İnstagram kısaltmaları ve noktalamalardaki yanlışlıklarda da bu e- maillerde olmamalıdır.
9. Gelelim e-mailin son kısmına! Bu kısımda, karşı taraftan beklediğiniz isteği kibarca ve net bir şekilde isteyiniz. Daha sonra, karşı tarafın uygulayacağı eylemi de kibarca belirtmek gerekir. Aslında buna da kısaca üslup diyebiliriz.
10. Son adımıza gelmiş bulunmaktayız. Evet, burada hazırladığımız e-maili son kez bir gözden geçirmek, hata gördüğümüz yerleri düzeltmek ve tekrardan bir selam veya bir dilekle (iyi günler, iyi haftalar, hoşça kalın…) bitirmek de e- mailin daha okunabilir olmasını sağlayacaktır.
Bütün bu basamaklardan sonra işimiz cevap beklemek. Cevap verilmeyen e-mailler olabilir. Bunlar bazı yoğunluklar ve özel sebeplerden kaynaklanabilir. Bir hafta ya da sonra cevap alınmayan mailleri tekrar atmayı denemek ideal bir süredir. Bu basamakların faydalı olması dileğiyle. Hoşça kalın.